Personvernerklæring

Informasjon om hvordan Hjemla behandler personopplysninger tilknyttet bruk av hjemla.no

Personvernerklæring

Personvernreglene beskytter informasjon du (heretter “Bruker”) legger igjen på nettet, og regulerer hva tjenesten hjemla.no inkl. evt. tilknyttede mobilapplikasjoner (heretter “Tjenesten”), og HJEMLA AS (org. nr. 935 112 885) som behandlingsansvarlig (heretter “Hjemla”) og andre kan bruke din informasjon til.

HJEMLA AS er et teknologiselskap majoritetseid av SPIR GROUP ASA, org. nr. 823 843 542.

Hjemla er som teknologiselskaper opptatt av å beskytte og respektere personvernet til våre brukere. Vi bryr oss om personvern og er klar over at vi kontinuerlig må fortjene og holde på Brukers tillit. Vi jobber for å bygge produkter som vi selv benytter og er stolte av. Vårt løfte til Bruker er å være åpne om hva vi gjør, og alltid fokusere på det som hjelper våre brukere.

Når du bruker Tjenesten, gir du Tjenesten og Hjemla tilgang til opplysninger om deg. Denne personvernerklæringen er skrevet med formål å gjøre det enklere å forstå hvilke opplysninger vi samler inn, hvordan og hvorfor vi gjør det, og hva vi bruker opplysningene til.

All innsamling og bruk av personopplysninger er underlagt norsk personvernlovgivning, herunder personopplysningsloven og forskrift om utlevering, viderebruk og annen behandling av opplysninger fra grunnboken og matrikkelen («utleveringsforskriften»).

Dersom du aksepter at Tjenesten formidler personopplysninger til tredjepart, vil disse ha et selvstendig ansvar for sin videre behandling av opplysningene. Det samme gjelder opplysninger du utveksler med andre nettsteder etter å ha fulgt lenker i Tjenesten.

Tjenesten innhenter og behandler enkelte data fra grunnboken og matrikkelen i våre egne registre. Denne behandlingen er regulert av utleveringsforskriften. Dersom vi etter avtale utleverer slike data videre, er mottakeren ansvarlig for å behandle dataene i samsvar med kravene i utleveringsforskriften. Herunder kan ikke opplysninger brukes til reklame- eller markedsføringsformål uten samtykke fra den dataene gjelder, og enkelte data skal kun være tilgjengelig med tilgangskontroll og begrensninger i antall søk.

1. Hvilken informasjon samler Tjenesten inn om Bruker?

Tjenesten samler inn personopplysninger som:

Registreres automatisk når Bruker benytter Tjenesten under forutsetning av cookie-samtykke. Eksempelvis hvilke sider Bruker besøker, linker Bruker trykker på, hvilken teknologi Bruker benytter, hvor mye tid Bruker bruker i Tjenesten, IP-adresse og lignende. Basert på Brukers IP-adresse eller andre former for lokalisering blir geografisk posisjon registrert.

Bruker oppgir til Tjenesten. Eksempelvis når Bruker registrerer brukerkonto, editerer egenskaper og/eller dokumenter tilhørende Brukers bolig(er), kontakter en av partnerne presentert i Tjenesten, abonnerer på nyhetsbrev, gir tilbakemelding eller har spørsmål.

Tjenesten mottar fra tredjeparter. Eksempelvis andre tjenesteytere, offentlige registre og andre offentlig tilgjengelige kilder. Ved at Bruker tar tjenesten i bruk mottar tjenesten grunnleggende personopplysninger, som personnummer og navn, gjennom BankID og Vipps Logg inn. Informasjon tilknyttet matrikkel og grunnbok mottar Tjenesten fra Ambita AS (org.nr. 945 811 714), som er et annet heleid selskap av SPIR GROUP ASA. Personnummer bruker Tjenesten kun for å identifisere hvilke bolig(er) Bruker er hjemmelshaver til. E-postadresse og telefonnummer brukes til å varsle Bruker om avbrudd i Tjenesten, ved viktige nyheter og endringer, i tillegg til generell informasjon om Bruker manuelt har meldt seg på tilknyttet nyhetsbrev.

Informasjonen lagres enten i Tjenestens databaser eller på enheten Bruker benytter (laptop, mobiltelefon, tablet etc.).

2. Hva brukes informasjonen til?

Under følger en oversikt over hvilke formål behandlingen av personopplysningene kan ha, hva formålet skal føre til, og hva som er det rettslige grunnlaget.

Under listes de forskjellige kategoriene innen behandling / registrering:

2.1 Overholdelse av lovfestede plikter

2.1.1 Formål

Tjenesten behandler personopplysninger for å oppfylle rettslige og lovfestede forpliktelser, eksempelvis for rapportering og for å legge frem opplysninger for myndighetene når dette er lovpålagt.

2.1.2 Rettslig grunnlag

Rettslig forpliktelse.

2.2 Registrere og administrere brukerprofil, inkl. innhenting av Brukers personnummer fra BankID

2.2.1 Formål

For at Bruker skal kunne åpne konto, administrere sin brukerprofil, og få tilgang til en god, sikker og lovlig tjeneste. Personnummer brukes for å kunne identifisere hvilke bolig(er) som er registrert på Bruker i Eiendomsregisteret hos Statens kartverk (Matrikkelen).

2.2.2 Rettslig grunnlag

Oppfyllelse av avtale.

2.3 Vise hjemmelshaver(e) og Bruker med administratortilgang til bolig

2.3.1 Formål

Brukers navn vises tilknyttet en bolig hvor Bruker er én av flere hjemmelshavere. Brukers navn vises også tilknyttet en bolig hvor Bruker har fått innvilget administratortilgang.

2.3.2 Rettslig grunnlag

Oppfyllelse av avtale.

2.4 Sende viktig informasjon til Bruker

2.4.1 Formål

For å kunne sende tjeneste-informasjon og varsler som påvirker Brukers bruk av eller tilgang til Tjenesten. F.eks. oppdatering av vilkår og systemvarslinger, og varsler om opplasting av dokumenter til Brukers bolig(er).

2.4.2 Rettslig grunnlag

Oppfyllelse av avtale.

2.5 Motta og besvare henvendelser fra Bruker

2.5.1 Formål

Når Bruker sender henvendelser til Tjenesten, vil Brukers kontaktopplysninger benyttes for å kunne besvare henvendelsen.

2.5.2 Rettslig grunnlag

Oppfyllelse av avtale.

2.6 Registrere, lagre og tilgjengeliggjøre dokumentasjon om boligen

2.6.1 Formål

For å dokumentere fakta om boligen, herunder dokumentasjon på arbeid og oppgraderinger. Slik dokumentasjon vil kunne inneholde personopplysninger (særlig navn og kontaktinformasjon) om boligens eier på tidspunktet for utarbeidelse av dokumentasjonen, samt håndverkere eller andre utstedere av dokumentasjon.

2.6.2 Rettslig grunnlag

Berettiget interesse.

2.7 Analyse, forbedring og videreutvikling av Tjenesten

2.7.1 Formål

For å kunne gi Bruker den beste mulige opplevelse og verdi av bruken av Tjenesten, vil Tjenesten benytte informasjon om hvordan Bruker bruker Tjenesten til å forbedring og videreutvikling.

2.7.2 Rettslig grunnlag

Berettiget interesse.

2.8 Tilpasning av innhold til Bruker

2.8.1 Formål

For å spare Bruker for tid, og vise relevant innhold Brukers atferdsmønster viser høyest interesse for. Eksempelvis kan Bruker se lignende boliger av boliger Bruker har vist interesse for tidligere.

2.8.2 Rettslig grunnlag

Berettiget interesse.

2.9 Hindre, begrense, og granske misbruk av Tjenesten

2.9.1 Formål

For å sørge for god sikkerhet i løsningen, og at Tjenesten tilpasses Brukers behov og preferanser.

2.9.2 Rettslig grunnlag

Berettiget interesse.

2.10 Markedsføring av Tjenesten i eksterne kanaler

2.10.1 Formål

For å kunne gi Bruker personalisert markedsføring av Tjenesten via tilbydere som eksempelvis Google og Facebook.

2.10.2 Rettslig grunnlag

Berettiget interesse.

2.11 Sende persontilpasset informasjon til Bruker

2.11.1 Formål

For å kunne sende Bruker nyhetsbrev og annen informasjon som Bruker.

2.11.2 Rettslig grunnlag

Samtykke.

2.12 Registrere oppdrag og formidle kontakt med leverandørpartnere av Tjenesten

2.12.1 Formål

For å kunne sette Bruker i kontakt med relevante leverandører av tjenester som Bruker eksempelvis har samtykket til å motta tilbud og/eller kontakt fra.

2.12.2 Rettslig grunnlag

Samtykke.

2.13 Forklaring av terminologi presentert i “Rettslig grunnlag”-kolonnen

Rettslig forpliktelse. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige, GDPR art 6 nr 1

Oppfyllelse av avtale. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle Tjenestens forpliktelser i henhold til avtalen med Bruker, eller for å gjennomføre tiltak på Brukerens forespørsel før avtaleinngåelse, jf. GDPR art 6 nr 1 (b)

Berettiget interesse. Når Tjenesten i et enkelt tilfelle har en berettiget interesse av å behandle personopplysninger som veier tyngre enn den registrertes interesser eller rettigheter, jf. GDPR art 6 nr 1 (f)

Samtykke. Når Bruker aktivt har samtykket til at Tjenesten kan benytte Brukers personopplysninger for et eller flere spesifikke formål, jf. GDPR art 6 nr 1 (a)

3. Hvem kan få Brukers personopplysninger utlevert?

Tjenesten deler i enkelte tilfeller personopplysninger med andre bedrifter og organisasjoner utenfor Hjemla. Dette er for å kunne gi Bruker bedre og tryggere produkter og tjenester.

Tjenesten kan utlevere personopplysninger til:

Selskaper eid eller delvis eid av SPIR GROUP ASA når Bruker samtykker eller det er tillatt i henhold til gjeldende lovgivning

Samarbeidspartnere og underleverandører vil kunne få innsyn i opplysninger hvis dette er nødvendig for å utføre tjenester for Tjenesten, eksempelvis for å analysere bruken av Tjenesten. I slike tilfeller inngås databehandleravtaler for å ivareta informasjonssikkerheten, og våre samarbeidspartnere kan ikke bruke personopplysningene til andre formål enn å yte tjenesten som er avtalt med Tjenesten.

Tjenestens data lagres i EFTA/EU-området, men enkelte av tjenesteleverandørene kan ha support-personell utenfor dette området (eks Amazon Web Services), og dermed ha tilgang til personopplysninger forutsatt at man oppfyller enkelte tilleggskrav for beskyttelse av dataene

I andre tilfeller kan det også være behov for å utlevere informasjon:

I lovbestemte tilfeller til offentlige myndigheter, eksempelvis ved pålegg fra domstolene, politiet eller andre, i henhold til strenge forhåndsdefinerte prosesser

I forbindelse med virksomhetsoverdragelse, f.eks. som ledd i fusjon, oppkjøp, salg av Hjemla og/eller Tjenesten, eller overføring av Tjenesten til et annet selskap

Til tvistemotpart eller andre for å avklare eventuelle tvister

3.1 Deling av personopplysninger tilknyttet deling av informasjon til fagfolk

Data og informasjon tilknyttet en bolig kan deles der relevant med fagfolk (eks håndverkere, el-tilsyn, bygningssakkyndig, eiendomsmeglere etc.) når de skal innhente denne typen informasjon. Slik data og informasjon kan inneholde personopplysninger i form av Brukers navn, hvorav dette er allerede offentlig tilgjengelig informasjon via Kartverket.

3.2 Offentlig deling av data og informasjon

Bruker kan velge å offentlig dele tilgang til informasjon og dokumenter tilknyttet bolig(er) hvor Bruker er hjemmelshaver eller har administratortilgang. Når Bruker deler data og informasjon om boligen offentlig, kan f.eks. potensielle boligkjøpere få et innblikk i boligens dokumentasjon og tilstand. Varigheten av en offentlig deling spesifiseres av Bruker. Andre brukere får kun lesetilgang og kan ikke gjøre endringer.

4. Hvordan kan Bruker administrere sine personverninnstillinger?

Tjenesten har personverninnstillinger og verktøy for å gjøre det enklere for Bruker å administrere sine personopplysninger. Bruker har adgang til å administrere sine personopplysninger når man er logget inn i Tjenesten.

4.1 Behandle personverninnstillinger

Bruker kan se gjennom og endre personopplysninger som navn, e-post og telefonnummer via sin profil-side.

Brukers navn mottar Tjenesten fra innloggingsløsningen, BankID eller Vipps Logg inn, som Bruker har benyttet. Brukers navn må således oppdateres hos disse aktørene for å bli oppdatert i Tjenesten.

Brukers telefonnummer mottar Tjenesten fra innloggingsløsningen Vipps Logg inn i de tilfeller hvor Bruker har benyttet dette. Om telefonnummeret lagret i Brukers profil i Tjenesten avviker fra telefonnummer mottatt fra Vipps Logg inn, vil telefonnummer fra Vipps Logg inn erstatte det eksisterende telefonnummeret i Tjenesten.

4.2 Administrere samtykke til informasjonskapsler

Tjenesten benytter Cookie Information AS som leverandør av samtykkeløsning for informasjonskapsler (heretter “cookies”). Bruker kan editere sine samtykker via Cookie Information-valgpanelet som Bruker åpner fra sin profilside, menyen, via lenke fra Brukervilkårene og Personvernerklæringen.

Bruker kan administrere sitt samtykke til informasjonskapsler via sin profilside her.

5. Hvordan kan Bruker slette lagrede personopplysninger?

Tjenesten lagrer ikke personopplysninger lengre og i større grad enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen med mindre det er lovpålagt, f.eks. gjennom regnskapsloven. Personopplysninger slettes automatisk når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle formålet de ble innhentet for.

Bruker har rett til innsyn i Tjenestens behandling av personopplysninger om seg. Bruker har også rett til å kreve opplysninger rettet og slettet, og til å protestere mot behandling av personopplysninger med hjemmel i berettiget interesse.

Bruker kan også selv be om at Tjenesten sletter lagrede personopplysninger om seg ved å slette sin brukerkonto i Tjenesten. Brukers personopplysninger blir da slettet innen 30 dager, med unntak av informasjon Tjenesten er pålagt å oppbevare. Sletting av personopplysninger fritar Bruker ikke for avtaler og forpliktelser Bruker måtte ha overfor Hjemla, Tjenesten eller tredjeparter.

5.1 Sletting av Brukers bolig(er), informasjon og/eller opplastede dokumenter

Sletting av Brukers brukerkonto sletter ikke boligen(e), informasjon, data eller dokumentene som er lastet opp tilknyttet boligen(e) av Bruker, profesjonelle (håndverkere, meglere mm.), eller mottatt via andre kanaler (f.eks. tidligere annonsering av boligen). Disse dokumentene er lagret på boligens gårds- og bruksnummer, ikke på brukerkontoen eller Bruker. Tjenesten må lagre denne informasjonen, slik at den er tilgjengelig for andre hjemmelshavere (eiere), fremtidige eiere, og for å sikre at profesjonelle har tilgang til egen historikk. Hjemla har en ubegrenset og overførbar bruksrett til all informasjon og data som Bruker måtte legge inn i Tjenesten.

Om Bruker endrer og/eller sletter informasjon og dokumenter tilknyttet boligen(e) Bruker har hjemmel til eller er administrator for, vil Tjenesten beholde en kopi av dokumentet. Dette gjelder også i tilfellet hvor Bruker sletter sin brukerkonto. Data og informasjon Bruker sletter vil ikke lenger vises til brukere i Tjenesten, men kunne eksponeres til profesjonelle (f.eks. bygningssakkyndig) og brukes inn i aggregerte tjenester i Tjenesten.

Om Brukers brukerkonto slettes vil ikke Tjenesten slette informasjon Bruker har editert om sin bolig. Eksempel på slik informasjon er kvadratmeter og fasiliteter. Denne informasjonen følger boligen og vil være tilgjengelig for alle brukere av Tjenesten, samt mulig å editere av andre hjemmelshavere (eiere) og fremtidige eiere.

5.2 Hvordan slettes personopplysninger fra sikkerhetskopier og loggfiler

Når Bruker sletter sin brukerkonto slettes personopplysninger fra Tjenestens sikkerhetskopier og arkiver etter ett år. Tjenesten lagrer ikke sikkerhetskopier lenger enn ett år.

Tjenesten må lagre sikkerhetskopier, logger og dataarkiver i ett år for å imøtekomme andre forpliktelser innen databevaring. F.eks. for håndtering av kundeservicesaker, undersøke eventuelle sikkerhetsbrudd, og overholdelse av myndighetenes påbud og/eller juridiske forpliktelser. I sikkerhetskopier og systemgenererte loggfiler er det ikke lagret personopplysninger, og sikkerhetskopier av tjenestens data er kryptert for ekstra sikkerhet mot uautorisert tilgang. Ved naturkatastrofer (force majeure) eller lignende, kan det være at Tjenesten ser seg nødt til å lage en backup hvor data om Bruker kan være inkludert.

Tjenestens driftspartner sikkerhetskopierer Tjenestens produksjonsmiljø. Sikkerhetskopiene lagres i samsvar med IKT-Norges standard. I henhold til avtalen med Tjenestens driftspartnere sørger de for høy sikkerhet, inkludert fysisk sikkerhet, for sikkerhetskopier og produksjonsmiljø.

6. Hvordan behandles personopplysninger om Bruker

Ved spørsmål til Tjenesten om behandling av personopplysninger om Bruker eller ønske om at opplysninger slettes, kan Bruker henvende seg til kundeservice her.

SPIR GROUP ASA har også et eget personvernombud for å sikre trygg behandling av personopplysninger. Hjemla, Tjenesten og andre selskaper tilhørende SPIR GROUP-konsernet deler samme personvernombud. Bruker kan kontakte personvernombudet ved å sende en mail til gdpr@sikri.no.

Dersom Bruker er misfornøyd med Tjenestens behandling av personopplysninger eller har forslag til forbedringer, setter vi stor pris på om Bruker kontakter oss her. Bruker har også rett til å sende sin klage til Datatilsynet.

6.1 Hvordan behandles personopplysninger om barn?

Tjenesten ønsker ikke å samle inn eller på annen måte behandle personopplysninger om barn under 18 års alder. For å opprette bruker i Tjenesten må man identifisere seg med Vipps Logg Inn eller BankID, videre innlogginger skjer med Vipps Logg inn eller BankID. Hvis barn under 18 år likevel har gitt Tjenesten personopplysninger vil opplysningene slettes så snart Tjenesten blir oppmerksomme på forholdet. Foresatte bes kontakte Tjenesten her.

7. Når gjelder personvernerklæringen?

Disse retningslinjene gjelder alle de av Tjenestens applikasjoner og tjenester som behandler Brukers personopplysninger, men utelukker tjenester som har egne retningslinjer for personopplysninger som ikke innlemmer disse retningslinjene.

Tjenestens retningslinjer for personvern gjelder ikke tredjeparter som annonserer eller bruker Tjenestens tjenester.

8. Hvordan får Bruker vite om endringer i personvernerklæringen?

Retningslinjene for personvern kan endres og vil da bli oppdatert i Tjenesten på denne siden. Er endringene vesentlige vil Bruker motta et varsel slik at man kan se gjennom endringene. Bruker aksepterer endringer i personvernerklæringen ved påfølgende innlogging i Tjenesten etter at personvernerklæringen er oppdatert. Er Bruker ikke villig til å akseptere endringer i personvernerklæringen står Bruker fritt til å ikke logge inn i Tjenesten, samt har bruker anledning til å slette sin brukerprofil.